Sistema di gestione del personale: interfaccia Mobyx

Sistema gestione del personale: tecnologie e innovazioni

Sistema Gestione del Personale: Come funziona Mobyx: applicazione per Smartphone e Software as a service

Soluzione ideale per cooperative, “body-rent”, vettori, trasportatori, agenzie di vigilanza, Mobyx è il presente anche delle aziende che hanno autisti, una rete vendita e dei tecnici in mobilità. Tutto ciò di cui necessita è uno smartphone individuale in dotazione al personale su cui installare MobyxApp.

Con Mobyx è possibile integrare in un’unica soluzione tutte le esigenze aziendali. Con Mobyx scompaiono le code e i tornelli, si elimina le necessità di programmare gli ingressi a scaglioni e si azzerano i costi per l’acquisto di rilevatori da varco fissi e di dispositivi da assegnare al personale. Mobyx consente di non investire sull’infrastruttura aziendale per l’acquisto e la manutenzione grazie all’introduzione delle tecnologie Cloud. L’azienda può rilevare la presenza del personale fuori sede e seguire il personale in mobilità. Mobyx sfrutta il dispositivo mobile del personale, dove viene installata una APP di facile e immediato utilizzo. Gli spostamenti e le presenze sono rilevate in tempo reale, sempre verificabili dal responsabile delle risorse umane, accedendo al sistema HR su Cloud, da qualsiasi browser collegato al web.

Grazie alla tecnologia Geofence, il responsabile della pianificazione e delle risorse umane può agevolmente indicare i luoghi fisici dove rilevare gli accessi e programmare il timing delle attività. Il servizio di reminder informa l’addetto e il responsabile degli impegni pianificati e consente di verificare eventuali incongruenze e intervenire.

La tecnologia del sistema Mobyx è molto precisa e consente l’esatta individuazione del punto di rilevazione della presenza, evitando che gli addetti registrino l’accesso quando sono solo in prossimità. Il sistema è, inoltre, dotato di funzioni di sicurezza e blocchi-server per evitare errori e manipolazioni delle informazioni.

Il primo obiettivo dell’applicazione è predisporre il Foglio Presenze Aziendale da mandare all’Ufficio Paghe. Il secondo obiettivo è verificare la congruenza tra programmi di lavoro assegnati e la loro attuazione. mobyx, però, consente molto di più. Permette di controllare sempre in tempo reale il personale e lo stato dei servizi esterni e, grazie al sistema modulare integrato di Evolvex, è possibile utilizzare altre applicazioni (come Rapportino elettronico) per avere una gestione completa e integrata dei servizi.

Le principali caratteristiche di Mobyx:

  • Il dispositivo/APP viene agganciato al numero di telefono personale, rispettando la normativa in materia di Privacy (se il telefono viene dimenticato o smarrito è possibile l’autentificazione accedendo al sistema con un qualsiasi dispositivo connesso al WEB).
  • Non vi sono vincoli di varco, né dispositivi fissi da installare, ma solo un concentratore di dati che si trova su Cloud. Il sistema consente accessi multipli simultanei ed elimina le code, le soste e i passaggi obbligati.
  • Non c’è più l’esigenza di installare nei cantieri o nelle strutture esterne dove l’azienda opera altri dispositivi per la rilevazione.
  • I dati vengono raccolti da un server WEB sul Cloud esterno e non consentono la modifica da parte del dipendente. Solo l’amministratore del sistema ha accesso a tutte le funzioni: pianificazione, foglio presenze, alert, statistiche.

Sistema Gestione del Personale: ulteriori vantaggi di Mobyx come App per la rilevazione del personale e SaaS (Software as a Service)

Mobyx è un sistema gestione del personale progettato per offrire ai clienti tutti i vantaggi di un moderno servizio S.A.A.S. (Software As A Service). Questo significa che Mobyx può essere molto di più di un’App Rilevazione Presenze utilizzato senza la necessità di acquistare e installare l’insieme delle applicazioni che ne costituiscono l’architettura. L’intero sistema è a disposizione in cambio di un costo mensile definito in base al numero di utenti e licenze.

I vantaggi di questa modalità d’utilizzo sono molteplici:

  • Nessun investimento iniziale;
  • Aggiornamenti in tempo reale all’ultima release;
  • Nessun TCO (Total Cost of Ownership), manutenzioni hardware e software assenti;
  • Funzionamento con un semplice browser web

La fruizione del servizio in modalità S.A.A.S. consente di ottenere dei benefici finanziari considerevoli. Inoltre non esistono vincoli legati ai requisiti tecnici che nel mondo IT costituiscono, sovente, barriere d’accesso o di adeguamento del parco macchine.

Sistema gestione del personale: come un’azienda provvede al controllo presenze dipendenti e gestisce le risorse umane (ma questo è il passato)

Controllo presenze dipendenticontrollo accessi con tornellitimbracartellini, badge aziendalitimbrature e rilevazione delle presenze del personale, orologi marcatempo: per un’azienda porsi il problema di quale sistema gestione del personale adottare e scegliere la migliore soluzione per il controllo accessi e la rilevazione presenze personale è oggi un compito più difficile di un tempo, in quanto vi sono molte tecnologie a disposizione (biometrica, badge rfid, timbracartellini). L’unica soluzione, però, che permette flessibilità e la possibilità di adottare uno strumento unico, utilizzabile ovunque è la rilevazione presenze web con smartphone. Mobyx è la soluzione che integra questa possibilità con un moderno sistema di gestione degli accessi, del foglio presenze, della gestione del personale anche sul piano delle ferie e i permessi. Mobyx risponde alle tre principali esigenze di controllo presenze dipendenti di un azienda. Quali sono queste esigenze?

In locale: nelle sedi dell’impresa, dove adotta un sistema che consente di monitorare gli ingressi e le uscite di quanti operano nello stabilimento. In questa situazione la rilevazione delle presenze (tipicamente ingressi e uscite del personale ed eventualmente di attività localizzate solo in azienda) avviene mediante un sistema di rilevazione hardware residente in azienda, come il vetusto timbratore o altri dispositivi più recenti che usano tecnologie come la banda magnetica, la rilevazione biometrica, la voce, l’rfid.

In remoto: in una struttura esterna, in un cantiere e dove l’impresa ha in appalto un servizio dove deve dotarsi di un sistema per rilevare l’effettiva presenza degli operatori (come nel caso del body-rent di imprese di pulizie, di OSS, di tecnici in outsourcing). L’azienda deve dotarsi di dispositivi da varco localizzati in ogni struttura o affidarsi ai sistemi del cliente.

In mobilità: per controllare che il personale in movimento sul territorio sia dove deve essere al momento previsto (come nel caso di servizi di vigilanza, di consegna, ma anche in quello di una rete di assistenza). L’azienda in questi casi adotta usualmente dei sistemi GPRS o dei dispositivi fissi da installarsi nei luoghi di destinazione che devono essere integrati nel sistema informativo delle presenze.

A seconda della dimensione e della tipologia di attività, servizio e dinamiche d’intervento, le aziende adottano, quindi, due principali tipi di dispositivi per rilevare le presenze.

1) Un sistema che usa due elementi: un rilevatore fisso e una device che viene assegnata al singolo dipendente e che viene rilevata dal dispositivo fisso al passaggio (il badge, la tessera con rfid, la rilevazione biometrica, la voce, …)

2) Un sistema che usa la tecnologia GPRS e che si serve di uno strumento in dotazione al dipendente che invia segnali geolocalizzati a un satellite che li veicola, perché vengano poi raccolti da un concentratore di dati.

Il controllo accessi, unito all’esigenza della rilevazione presenze personale e dipendenti trova con Mobyx una soluzione completa e integrata con un moderno sistema di gestione delle risorse umane.

Geofence e geolocalizzazione per monitorare il personale in movimento

La tecnologia Geofence consente di individuare un’area reale sul territorio, scegliendo un punto individuato mediante le sue coordinate geografiche (latitudine e longitudine) e un raggio che stabilisce l’ampiezza della zona entro cui verificare la presenza del dispositivo. Mobyx utilizza sia le cellule telefoniche che i dispositivi WiFi, oltre che la rilevazione satellitare (attraverso servizi API e webservices collegati) e quindi consente una localizzazione geografica determinata. Questa modalità è ideale per gestire e controllare la presenza dei dipendenti che lavorano fuori dall’azienda perché fanno dei servizi presso i clienti, dal commerciale all’agente, dal personale “body-rent” ai tecnici trasfertisti, dal vettore che fa le consegne, al personale delle aziende che offrono servizi di vigilanza. Il sistema consente di registrare l’accesso di questi addetti nella zona identificata. Mobyx sfrutta il sistema di rilevazione tramite Geofence, legandolo a un sistema di identificazione dei punti di rilevazione, dei luoghi nei quali il soggetto deve essere identificato.

Come viene costruita questa mappa dei punti di rilevazione di un soggetto in movimento?

Se l’azienda dispone di un CRM, è possibile estrapolare la sola parte della gestione degli appuntamenti e calendario e mappare il percorso e gli orari, ovverosia gli incontri che il dipendente dovrà affrontare nella giornata con i vari clienti. Il dipendente registra gli appuntamenti sul calendario, collegandoli all’anagrafica del soggetto e l’indirizzo geografico del luogo dell’appuntamento. A questo punto il sistema di rilevazione Geofence è in grado di verificare, negli orari e nei giorni stabiliti, la presenza del dispositivo del dipendente in quell’area geografica e, di conseguenza, stabilire se l’attività del soggetto rispetta la pianificazione.

Il sistema rileva il dipendente dal momento che fa il suo accesso al lavoro (da qualsiasi punto dove si trova, anche da casa, se parte da casa, mediante MobyxApp). Se non viene rispettata la pianificazione e lo scostamento va oltre i parametri di tolleranza prestabiliti, il sistema segnala all’utente e al responsabile delle risorse umane la difformità.

Mobyx per il personale viaggiante (assistenza presso i clienti, interventi di manutenzione, assistenza domicilare, …)

Con Mobyx controllare il personale dovunque si trovi non è mai stato così facile. Mobyx migliorara la rilevazione degli accessi e il monitoraggio del personale sia quando è in azienda, sia quando è dislocato in un cantiere, presso una struttura appaltatrice, da uno specifico utente o cliente e persino quando è in movimento. Questo è possibile grazie alla tecnologia Geofence che rileva la presenza degli smartphone in dotazione ai singoli addetti, quando si trovano all’interno di un’area individuata mediante tecnologie di geolocalizzazione.

Mobyx permette al responsabile della pianificazione delle risorse umane di programmare gli interventi e verificare che gli addetti siano dove devono essere al momento previsto. Il sistema invia al singolo addetto dei messaggi che lo informano in tempo reale degli impegni programmati e, in caso di scostamento dalla pianificazione, avvisa il responsabile delle risorse umane con degli appositi alert. Puoi approfondire il funzionamento della tecnologia Geofence cliccando qui.

La vera innovazione di Mobyx è data dall’uso sicuro, integrato ed efficiente delle moderne tecnologie. Secondo gli studi della School of Management del Politecnico di Milano la popolazione è sempre più incline ad utilizzare modalità più dinamiche e immediate di accesso e risposta alle informazioni. L’evoluzione dell’utilizzo che la popolazione fa sempre più dei dispositivi mobile (il fenomeno definito BYOD, Bring Your Own Device) consente oggi di integrare le abitudini personali con le esigenze aziendali.

Questa soluzione è snella, non necessità di costosi sistemi da varco, sfrutta il device che già il personale possiede e sposta sul cloud l’infrastruttura dati e le funzioni d’analisi, consentendo di abbattere i costi della gestione del personale. Il vantaggio più evidente e immediato è legato al rilevamento delle presenze del personale viaggiante con lo stesso strumento usato per rilevare le presenze dei dipendenti in sede.

Pensato per i casi più complessi, inoltre, come le rilevazioni multiple all’interno dello stesso stabile (si pensi ad esempio all’erogazione di servizi domiciliari di socio assistenza che sono erogati da cooperative, aziende municipalizzate e pubbliche), Mobyx sa dialogare con i Beacons. I Beacons (fari) sono localizzatori che segnalano la loro presenza alle device e veicolano una serie di informazioni. La tecnologia che li governa è il protocollo BLE (Bluetooth Low Energy), una tecnologia che ha il vantaggio di inviare informazioni wireless con un dispendio d’energia minimo, cosicché i Beacons non hanno bisogno di essere alimentati. Delle dimensioni di un bottone, un Beacons può essere posizionato in qualsiasi luogo di una stanza o ambiente. Quando l’addetto entra, il suo smartphone ne riceve il segnale e le informazioni contenute e Mobyx ne registra l’accesso.

I vantaggi della tecnologia Mobyx come app per la rilevazione delle presenze e il controllo accessi

La tecnologia Geofence consente di individuare qualsiasi punto su una mappa e stabilire l’ampiezza del raggio entro cui si voglia rilevare la presenza di uno smartphone.

Questo consente di disporre di un numero pressoché illimitato di punti di accesso virtuali, senza la necessità di dover acquistare dispositivi fissi da varco. Rende, inoltre, possibile, controllare il personale che si muove sul territorio seguendo una pianificazione (visite, consegne, vigilanza,…)

I Beacons (fari) sono localizzatori che segnalano la loro presenza alle device e veicolano informazioni. Il protocollo BLE (Bluetooth Low Energy) al è una tecnologia che trasmette informazioni wireless con un dispendio d’energia minimo, perciò non necessitano di alimentazione.

Sistema gestione del personale Mobyx per tutta l’azienda: una sede, più sedi, tecnici in trasferta e personale viaggiante

Mobyx nasce per dire addio ai timbratori e all’onerosa infrastruttura aziendale. Con Mobyx, infatti, è possibile abbattere i costi e rivoluzionare i tradizionali sistemi di gestione e controllo degli accessi del personale in un’unica soluzione per tutte le esigenze dell’azienda.

Il cuore di Mobyx Mobile è MobyxApp (versione utente e versione amministratore), un’applicazione da installare negli Smartphone del personale. L’applicazione è in grado di dialogare direttamente con il sistema su Cloud. In questo modo non è necessario un varco fisso obbligato e un dispositivo fisso (marcatempo, orologio timbratore, timbracartellini, lettore badge) per verificare gli accessi. Tutto ciò che occorre fare è dire al sistema quali sono i segnali SSID delle reti WiFi da considerare zone di lavoro dove rilevare le presenze e impostare la forza del segnale al di sotto della quale l’addetto è da considerarsi fuori zona. Se non fossero presenti reti WiFi, il sistema si serve della tecnologia di geolocalizzazione Geofence, in grado di verificare la presenza in una zona geografica fisica, determinata da latitudine, longitudine e un raggio, dello smartphone in cui è installato Mobyx. Quando l’addetto entra nell’area l’applicazione gli consente di identificarsi in modo univoco e di eseguire la timbratura virtuale.

Mobyx è una soluzione dinamica, flessibile ed efficiente, che sfrutta tre tecnologie:

Il Cloud

Mobyx non richiede di acquistare né software, né hardware in azienda (server e cablaggi). Il database che funge da concentratore dati è su cloud, è web-based e, può ricevere informazioni da qualsiasi punto di acceso a internet attraverso l’identificazione e l’autentificazione.

APP Amministratore e Utenti

Mobyx si serve di un’applicazione per dispositivi mobile (smartphone e tablet). L’applicazione installata sui dispositivi del personale permette di verificare l’accesso al posto di lavoro, anche presso i cantieri, i clienti e le strutture dove opera, con una pressione di conferma sul touch screen. L’applicazione in dotazione all’amministratore del sistema, dispone di funzionalità avanzate per programmare le attività, i punti di rilevazione e gestire i dati raccolti.

Connettività

Mobyx dialoga attraverso la connettività Wifi, 3G e Bluetooth, quindi è sempre e dovunque operativo.

I vantaggi del Cloud

Mobyx elimina i costi da sostenere per l’acquisto e la manutenzione di:

  • dispositivi da varco vari (che in molti casi si rivelano essere più d’uno)
  • server e database che costituiscono l’infrastruttura dati interna all’azienda
  • dispositivi in dotazione al personale (badge, chiavette, …)